راهنمای جامع بازخورد مدیریتی موثر تکنیکهای افزایش عملکرد تیم, بسیاری از ما در مسیر حرفهای و حتی یادگیری، از دریافت بازخورد میترسیم. ریشه این ترس اغلب در نگرانی از آشکار شدن ضعفها و نقصهای احتمالی جستجو میشود. با این حال، پیشرفت در محیطهای اجتماعی و کاری بدون دریافت بازخورد غیرممکن است. چالش اصلی زمانی پیش میآید که مدیران موظفند بازخورد مدیریتی ارائه دهند، زیرا این بازخورد برای بهبود عملکرد کارکنان حیاتی است.

هرچند هدف مدیر غمگین کردن تیم نیست، اما کنترل واکنشهای طرف مقابل در دست ما نیست؛ برخی مدافع میشوند، برخی عصبانی میشوند و برخی با کمال میل میپذیرند.

اصول پایه ارایه بازخورد مدیریتی موثر اگر روش ارایه بازخورد صحیح و اصولگرایانه باشد، میتوان از اثربخشی آن اطمینان حاصل کرد. برای ارائه بازخوردی صادقانه و بیطرف، مراعات نکات زیر ضروری است نیت مثبت و کمککننده خود را در آغاز گفتار بیان کنید. انتظارات و بازخورد خود را به زبان شفاف، صریح و قابل فهم بیان نمایید. تأثیرات و پیامدهای رفتار مورد نظر را بر تیم یا پروژه تشریح کنید.

بر نقاط قوت و تواناییهای فرد تمرکز کنید، نه تنها ضعفها. قدمهای عملی، مشخص و قابل اجرا برای بهبود پیشنهاد دهید. تحلیل تصورات کلیشهای مدیران درباره بازخورد اکثریت مدیران با تصورات قالببندی شده و گاهی نادرست در ذهن روبرو هستند که مانع از ارایه بازخورد بهموقع و موثر میشوند.

بیایید سه تصور رایج را بررسی و راهکارهای رفع آنها را مرور کنیم تصور اول فرآیند بازخورد همیشه طولانی و خستهکننده است تصور کنید با همکاری کار میکنید که روابط خوبی با او دارید، متقابلاً احترام قائل هستید و او به کیفیت کارش اهمیت میدهد. اگر در گذشته بازخوردهایتان را بدون حالت تدافعی پذیرفته و تغییرات را اعمال کرده باشد، در اینجا نیازی به مذاکرات طولانی نخواهید داشت.

اما واقعیت این است که همه افراد به همین راحتی بازخورد نمیپذیرند. در موارد چالشبرانگیز، مکالمه طولانیتری پیش رو است، اما با رعایت تکنیکهای ساده ارتباطی، میتوان جلسهای مختصر، کاربردی و سودمند داشت. تصور دوم بازخورد باید از ابتدا کامل و بینقص باشد بازخورد مدیریتی ترکیبی از مشاهدات عینی و دیدگاههای شخصی است. زاویه دید کارمند ممکن است با مدیر متفاوت باشد، بنابراین بازخورد اولیه لزوماً کامل یا دقیق نیست.

به همین دلیل، بازخورد نباید یکطرفه و قطعی تلقی شود. یک گفتگوی دوطرفه به مدیر اجازه میدهد اطلاعات بیشتری کسب کند، عکسالعمل کارمند را بشنود و در صورت لزوم بازخورد خود را اصلاح نماید. این رویکرد اگرچه ممکن است جلسه را از ۳۰ دقیقه به زمان بیشتری kéo dài کند، اما نتیجه نهایی بازخوردی دقیقتر و سازندهتر برای هر دو طرف خواهد بود.

تصور سوم بازخورد حتماً منجر به سوءتفاهم میشود دغدغه بسیاری از مدیران، غمگین یا عصبی کردن کارکنان است. این اضطراب باعث تأخیر یا امتناع از ارایه بازخورد مستقیم و بهموقع میشود. در نتیجه کارکنان از نقاط قوت، ضعفها، انتظارات و مسیر پیشرفت بیخبر میمانند.

اگرچه کنترل واکنشهای دیگران (که به شخصیت، شرایط روحی، پیشینه فرهنگی و عوامل زیادی بستگی دارد) در دست ما نیست، اما ما میتوانیم با دقت در نحوه ارایه، بازخورد را به ابزاری سودمند و سازنده تبدیل کنیم.

بازخورد سازنده استراتژی مدیران موفق ارائه بازخورد مدیریتی اغلب فراتر از یک مکالمه ساده است، زیرا موضوعی پیچیده و چندوجهی محسوب میشود؛ مخصوصاً وقتی مطمئن نیستید طرف مقابل پیام را به درستی دریافت کرده یا خود شما درک کامل از دیدگاه او ندارید. در محیط کار اختلاف نظر امری طبیعی است. با گذاشتن ترسها و تصورات غلط در کنار، بازخورد صحیح با تمرکز بر نقاط قوت و ارائه راهکارهای عملی، موتور رشد فردی و تیمی است.

رویکردی باز، صادقانه و شفاف، بستر محیطی مثبت میسازد که در آن هر فرد فرصت شکوفایی و توسعه را دارد. منبع HBR